“Oh non ! Je n’ai pas envie de changer de prestataire de paie. Cela voudrait dire commencer un processus long et complexe et je ne sais pas par ou commencer. »

Changer de logiciel de paie, voire en profiter pour digitaliser sa gestion de la paie, est un parcours du combattant. Les embûches sont nombreuses. Nous allons donc commencer une série d’articles pour vous aider à changer de solution. Nous commencerons donc par 2 conseils pour changer rapidement et facilement votre solution de paie.

Conseil n°1 : bien comprendre les différents types de solutions de paie

Le meilleur moyen de ne pas être déçu de son prestataire social, c’est de ne pas en attendre autre chose que ce qu’il peut vous donner. Cela peut paraître évident, mais chaque mode de prestation a en effet ses avantages, et ceux-ci doivent correspondre à votre besoin. Commencez donc par cerner votre besoin principal. Voici un rapide résumé des modes de collaborations possibles par type de solution.

Cabinet de gestion sociale.

Un cabinet de gestion sociale se compose de gestionnaires de paie, de juriste en droit social. Il utilise un logiciel « expert » du marché pour produire votre social (bulletin de paie, DSN, documentation sociale). Votre « travail » sera de lui envoyer les éléments nécessaires à la paie en fin de mois : absences, congés, primes, … et à lui signifier tout changement : recrutement, fin de contrat, … .

C’est le fonctionnement « traditionnel » du marché. Il a pour avantage de totalement externaliser la gestion sociale, et donc de vous libérer de la – lourde – compétence de faire la paie. Inconvénient, il repose sur votre capacité à transmettre des informations exactes, et surtout à temps pour faire les paie. Par ailleurs, la visibilité sur votre social se fait donc toujours « après coup » c’est à dire le mois suivant l’émission des paie. Car vous comprenez aisément qu’il est difficile de vous donner un état de la prochaine paie sans avoir vos données.

Le plus :

  • Vous n’avez aucune compétence à avoir.

Les moins :

  • Il faut bien envoyer les bonnes informations et à temps.
  • Vous n’avez qu’une visibilité à posteriori sur votre social.

Logiciel de paie en ligne (ou cloud).

Il existe une seconde manière de faire la paie : vous-même. C’est à dire 100% en interne. Pour cela il existe des logiciels de paie en ligne (ou Cloud) sans couche de service. Le principe est donc simple : vous êtes libre de faire la paie comme et quand vous l’entendez, ce qui est confortable si vous en avez les compétences.

Par contre il faut bien noter que vous n’êtes pas accompagnés (à part sur l’utilisation du logiciel), et que l’éditeur ne peut donc pas vous assurer de faire une paie juste. De même, les paramétrages vous incombent et engage votre responsabilité en cas de mauvaise manipulation. Le risque évident reste le contrôle URSSAF.

Le plus :

  • Vous êtes libre de faire ce que vous voulez et quand vous le voulez

Les moins :

  • Vous prenez des risques si vous n’êtes pas un expert.
  • Sans vous, rien ne se fait.

Logiciel de paie en ligne Saas

La troisième solution est la plus récente dans les solutions de paie : le logiciel de paie en ligne Saas (Software as a Service). Cette solution est une alternative équilibrée entre externalisation ou internalisation. En effet, vous disposez d’une plateforme en ligne comme pour un logiciel de paie Cloud, mais vous disposez en plus d’un service de gestion de paie en ligne également. C’est cette fameuse couche de service supplémentaire. Et c’est elle qui fait toute la différence d’avec un logiciel en ligne « Cloud ».

Le choix d’un Saas de la paie est donc pertinent si vous souhaitez à la fois « ne rien faire » et avoir une gestion des risques maximale, c’est à dire externaliser, et dans le même temps disposer d’une visibilité et d’un suivi en temps réel, c’est à dire internaliser.

Le principe est simple : c’est l’équipe du Saas qui configure et paramètre votre compte, puis c’est vous qui ajoutez sur la plateforme vos éléments variables quand vous le souhaitez. Pendant cette phase, l’équipe du logiciel suit votre progression et peut intervenir pour vous aider. Enfin c’est vous qui validez votre paie quand vous le souhaitez.

  • Le plus :

    • Vous êtes libre de faire ce que vous voulez et quand vous le voulez
    • Vous n’avez aucune compétence à avoir

    Les moins :

Conseil n°2 : préparer la transition

Selon le type de solution de paie que vous allez choisir, mais également votre niveau de maîtrise, il sera plus ou moins facile de changer de solution de paie. Néanmoins il reste quelques reflexes qui faciliteront cette transition.

A. Numériser les bulletins de paie et les contrats de travail et les stocker en ligne.

En numérisant ainsi votre social, vous évitez de nombreux allers et retours à votre prestataire, car outre la consultation et la transmission des informations facilitées, vous profitez également de l’occasion pour faire l’inventaire des pièces manquantes.

B. Récupérez les fichiers de votre Déclaration Social Nominative.

Ces fichiers sont, depuis 2017, nécessaires pour déclarer vos charges sociales, vos cotisation et les impôts de vos collaborateurs via le service net-entreprise. Tout logiciel de paie édite donc des DSN. L’interêt principal dans la cas d’une transition de solution de paie, est que ces DSN compilent 95% des informations utiles à la reprise de votre historique social par votre nouveau prestataire de paie.

Il faut donc vous assurer que votre nouveau prestataire sait récupérer un historique social depuis une DSN, mais également que votre ancien prestataire veut ou peut vous les mettre à disposition.

Par exemple chez Listo, nous sommes capables d’intégrer votre historique depuis vos DSN et donc d’opérer une création de compte en moins d’une demi-journée. Outre le gain de temps, nous sommes également certain d’avoir les bonnes informations. Nous réduisons ainsi drastiquement le risque sur la reprise. N’hésitez donc pas à demander une démonstration de Listo et de comment nous vous aidons à changer de solution de paie.

Pour conclure, on ne saurait trop vous conseiller de bien analyser votre besoin et de vous assurer de la capacité de votre ancien et de votre nouveau prestataire à effectuer un changement.

Devenez un employeur de TPE modèle !

Découvrez notre guide pratique : comment faire la paie quand on y connaît rien ?

En 20 étapes clefs, vous apprendrez à éviter les pièges de la paie, connaître les astuces, obligations et gagner du temps et de l’argent sur votre gestion de paie.

Un indispensable !

Télécharger