La paie est un sujet sensible. Notamment sur les responsabilités en cas de litiges ou de contrôles URSSAF. Voici une des principales erreurs à ne pas commettre en choisissant votre solution de paie : choisir un faux logiciel de paie Saas. Voici donc 4 astuces simples pour vérifier que vous avez bien affaire à un vrai logiciel de paie Saas.

Il existe des dizaines de milliers de solutions de gestion sociale en France. Cela est compréhensible étant donné le volume de fiches de paie à produire chaque mois.
Ce chiffre est à mettre en relation avec les seulement 200 éditeurs de logiciels de paie en France. Cette disparité s’explique par la complexité du métier, mais également par le risque d’une mauvaise implémentation des dispositions légales et réglementaires applicables en matière de paie.

S’il y a beaucoup de “solutions” de paie, il y a très peu de “logiciels de paie”, et encore moins en Saas.

Car l’arrivée des logiciels de paie en Saas, récente en France, brouille les lignes de démarcations entre le “logiciel” de paie, et le “service” de paie. En effet un logiciel de paie Saas peut cumuler les avantages d’un logiciel et ceux d’un service de gestion sociale. Il peut donc devenir complexe de séparer les “logiciels de paie” des services ou “solutions” de gestion sociale.
Or confondre les deux vous expose à des risques importants.

Quels sont les risques de confusion entre une “solution” de paie en Saas et un logiciel de paie Saas ?

Beaucoup de prestataires de paie, même des plus séduisants ou innovants en apparence, ne sont pas des “logiciels” de paie. Ils sont de « simples » interfaces de saisie de données et externalisent ensuite les calculs de la paie auprès de vrais logiciels de paie. La qualité de l’intégration peut parfois laisser penser qu’ils font eux-même la paie, mais il n’en est rien. Et cela change tout.
Car confondre les deux vous fait courir un risque sur la conformité de vos fiches de paie mais également de tout votre social.

En effet, confier votre social à un faux logiciel de paie Saas vous expose à deux risques principaux :

  • celui de la dépendance contractuelle. Dès que l’offre ou le positionnement du prestataire de paie de votre solution de paie change, celui-ci se trouve contraint de répercuter ces changements sur votre offre, et ce, de façon plus ou moins “concertée”.
  • le plus grave est celui de la responsabilité légale. En effet, en cas de litige, la responsabilité devient complexe à établir entre l’émetteur de la donnée (vous), son collecteur (le faux « logiciel de paie »), et le « calculateur », la “vraie” solution, celle qui « connaît » les règles de droit applicables.

Or un vrai logiciel de paie en Saas est également un tiers de confiance. Il s’engage sur les calculs qu’il applique à votre paie. Votre propre responsabilité se limitant à saisir les bonnes informations et à communiquer tout changement impactant votre paie.
Les risques sont évidemment les litiges prud’homaux, mais également les contrôles et redressements URSSAF.

Il est donc nécessaire de bien vérifier que votre solution de paie n’est pas un faux logiciel de paie Saas.

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Comment s’assurer que c’est un « vrai » logiciel de paie en Saas ?

Vérifier les chartes DSN et DGFIP

Un premier indice, est de trouver l’entité légale du logiciel, obligatoirement inscrite dans les mentions légales du site internet de l’entreprise, puis de vérifier sur la charte des éditeurs de paie de Net-entreprise si cette société est bien signataire (RDV sur http://www.dsn-info.fr/convention-charte.htm ).

Charte des éditeurs de logiciels de paie Net-Entreprise

Charte des éditeurs de logiciels de paie Net-Entreprise

Si ce logiciel n’est pas sur cette charte, il y a de fortes chances pour que ce ne soit pas un vrai logiciel de paie. Pourquoi ?
Tout simplement parce que pour produire des DSN auprès de Net-Entreprise, et donc déclarer vos charges sociales (obligatoires) en votre nom, il faut être soit « éditeur de logiciel de paie » soit “tiers de confiance”. Dans le cas de logiciels de paie Saas il faut donc être à la fois « éditeur de logiciel de paie » et “tiers de confiance”.

Il en est de même pour déclarer le prélèvement à la source de l’impôt (PAS) de vos collaborateurs (obligatoire là aussi). Même si cette liste n’est pas exhaustive, vous pouvez consulter la liste des logiciels de paie signataire de la phase pilote de la mise en place du PAS (prélèvement à la source) sur http://www.prelevementalasource-phasetest.fr/pas_phase_test/docs/Liste_editeur1.pdf?7a .

Charte DGFIP des éditeurs de logiciels de paie

Charte DGFIP des éditeurs de logiciels de paie

Si la société n’est pas inscrite dans cette liste, il y a de fortes chances qu’elle ne propose qu’un faux logiciel de paie Saas.
Si votre logiciel n’est ni dans la charte DSN, ni celle de la DGFIP, alors il y a de fortes chances que ce soit un cabinet de gestion sociale qui utilise un logiciel de paie.
Si cela est clairement affiché, aucun souci à vous faire. Sinon vérifiez soigneusement !

Disséquer les CGV

Le second moyen, plus fiable mais plus long, consiste à demander un devis et à soigneusement lire les Conditions Générales de Vente (obligatoires).
Les moyens engagés pour assurer la conformité du logiciel sont un indice fort des compétences – ou non – de votre logiciel de paie. Un « faux » logiciel de paie ne s’engagera pas sur les moyens mis en oeuvre.
Par exemple pour Listo, nous nous engageons à maintenir une expertise interne en droit social et en gestion de paie afin d’être capable d’effectuer une veille juridique et une analyse de nos règles métier optimale.

Analyser l’organigramme de la société sur LinkedIn

Il est impossible de produire un logiciel de paie en Saas sans expertise métier, c’est à dire sans juristes en droit social et de techniciens de la paie. Ce sont en effet eux qui permettent la mise en place et le maintien du “référentiel métier” au sein du logiciel. Ils interviennent tant en veille, qu’en conception, qu’en contrôle ou support de l’application.

En ouvrant la page LinkedIn de la société, vous pouvez vous assurer que son équipe possède bien ces expertises : droit social et paie.

Si ce n’est pas le cas,  il y a une forte présomption que ce logiciel ne vous rende pas une paie conforme puisqu’il n’aura pas été conçu par des experts.

Vérifier l’entête de la DSN

Un dernier moyen existe pour déterminer qui “fait” réellement votre paie. C’est le plus fiable, mais il nécessite d’avoir accès à un exemple de fichier DSN produit par votre futur prestataire pour déclarer les charges sociales. Notez qu’un faux logiciel de paie rechignera ou ne saura pas vous fournir ces fichiers.
Pour ouvrir ce fichier DSN, rien de plus simple, changez le format du fichier de .dsn en .txt, puis ouvrez le avec un simple éditeur de texte (NotePad sur PC ou TextEdit sur Mac).
Faites une recherche (ctrl+f ou commande+f) sur l’identifiant “S10.G00.00.002” qui est obligatoire pour faciliter le dialogue avec les éditeurs et les émetteurs en cas d’anomalie détectée par les récepteurs (URSSAF, DGFIP, …).
Si l’entité juridique de votre futur prestataire de paie apparaît dans ce champ, alors il est réellement un logiciel de paie. Sinon, vous verrez apparaître ici le nom du vrai logiciel de paie utilisé.
Voici un exemple d’une DSN “Listo” :

Champ S10.G00.00.002 de la DSN qui comporte le nom du logiciel de paie

Champ S10.G00.00.002 de la DSN qui comporte le nom du logiciel de paie

Pour conclure, pensez donc à bien vérifier la fiabilité de votre futur logiciel de paie en Saas avant de lui confier votre social.
Si vous avez un doute, n’hésitez pas à solliciter votre conseiller Listo pour auditer votre prestataire.

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