Quand changer de solution de paie ?

La gestion sociale connaît une petite révolution avec l’arrivée de la digitalisation de la paie qui simplifie ce secteur souvent perçu comme lourd et difficile à assimiler. Cependant une certaine flexibilité est possible sur ce sujet afin de réduire ses coûts. Si vous souhaitez donc optimiser votre gestion de la paie, se pose la question de quand changer de solution de paie ? Voici les éléments de réponse.

Quand changer de solution de paie ?

Néanmoins, la réduction des dépenses en gestion sociale n’est pas le premier point que l’on cherche à optimiser dans son entreprise. De fait, les décideurs trouvent souvent des prétextes pour ne pas se pencher sur la question. Le manque de temps, de confort vis à vis du changement ou le timing pour rompre son contrat avec son expert-comptable sur la partie sociale, sont souvent les premières causes que les décideurs avancent pour expliquer leur manque d’envie de changement.

Pourtant, la digitalisation de la paie a de multiples avantages: autonomie, réactivité, modernité. Digitaliser la paie c’est le futur qui frappe à votre porte. Nous allons donc parler d’évolutions de méthodes de travail et d’outils. 

Les dirigeants d’entreprises sont les décideurs de ces potentiels changements. Il convient donc de les sensibiliser à la transformation numérique et leur prouver qu’ils ont tout à gagner à changer leur process. Cette transformation consiste plus en un remodelage de forme de l’organisation autour de nouvelles approches, plutôt qu’un changement radical de fond.

Quelles solutions existent pour optimiser ce changement? Choisir la bonne période. Un choix de modernisation durant la période adéquate permet de réduire au maximum toutes les barrières liées à cette décision. Il existe en effet des périodes de l’année plus propices aux changements que d’autres. Elles permettent de se pencher plus en détails sur certains impacts corrélés à ce choix de digitalisation.

Ces solutions sont plus faciles à mettre en place dès lors que l’activité principale est moins importante ou lorsque le secteur permet une modification plus facilitée. C’est souvent le cas dans la plupart des entreprises en période estivale (plus particulièrement en août) car le personnel est limité pour cause de congés et donc, l’activité est moindre. Ou bien lors de la clôture des comptes (fin décembre en général), ce qui laisse place à la réflexion pour des changements d’organisation.

Pourquoi le mois d’août ?

Passer de son expert comptable à une solution en ligne n’est pas chose facile pour les décideurs d’entreprises : changements des process, des habitudes et réticences au nouveau système peuvent freiner cette décision. Du côté du fournisseur de solution en ligne, la mise en marche du logiciel est quant à elle rapide. C’est sans doute pour cela que de plus en plus d’entreprises qui arrivent au terme de leur contrat avec leur expert comptable se penchent sur le sujet de la digitalisation.

Cela laisse donc le temps aux dirigeants de se focaliser sur l’administratif. La paie ne connaît pas de périodes moins intenses que les autres services étant donné qu’elle doit être faite chaque mois. Une entreprise qui a pour activité principale la gestion de la paie sera toujours active et réactive durant la période estivale, ce qui permet un changement rapide et qualitatif. L’opportunité de digitaliser et transformer certains processus durant cette période est donc l’occasion de donner des nouveaux outils à ses collaborateurs afin de gagner en productivité sans pour autant grignoter du temps sur d’autres activités.

Enfin, s’équiper d’un outil numérique est d’autant plus propice en période estivale car le dirigeant peut tester la solution avant même le retour de congés de ses salariés. Cela lui laisse donc le temps de prendre en main la plateforme et de l’assimiler rapidement et facilement étant donné l’objectif de simplification d’un tel outil. Le personnel RH peut donc être briefé dès son retour et débuter son activité avec plus d’harmonie et de modernité.

Outre la période estivale, la fin d’année réside également comme étant une date optimale pour changer de système de paie.

Pourquoi changer en janvier ?

Un changement en janvier permet un confort vis à vis des conditions de sortie de son cabinet d’expert comptable. Ces derniers mettent de nombreuses barrières afin de faire en sorte de garder leur client sur la durée: préavis, pénalités de rupture ou encore frais de reprise. Afin d’éviter tous ces surcoûts, une sortie à la fin de l’exercice comptable permet d’éviter sans crainte ces frais si l’on a bien suivi les différentes procédures de rupture de la lettre de mission sociale et les délais de préavis. Un préavis étant souvent d’une durée de deux à trois mois, il convient donc de faire savoir avant le 30 septembre à son cabinet comptable de son futur changement sur la partie sociale.

Un changement durant la fin d’année est donc l’occasion rêvée de prendre le wagon du numérique en marche et adopter une solution SaaS de paie pour l’année à venir. Plus que de profiter d’une période de calme pour se tourner vers la digitalisation de la paie, le cas d’un changement en décembre est surtout judicieux de part la mise en place de nouvelles actions sur cette période. Cette modernisation peut également s’inclure dans un processus de digitalisation globale de l’entreprise sur le moyen terme.

Les dates propices

Au niveau organisationnelle : Août

  • Plus de temps pour mettre la solution en place
  • Le marché de la paie est toujours au travail
  • Moins de stress

Au niveau technique : Janvier

  • Onboarding plus simple
  • Rupture à la fin de l’exercice social
  • Facilité de rupture avec son expert-comptable

Attention /!\

  • Délai de préavis (souvent trois mois)
  • Frais de rupture
2018-08-23T15:19:17+00:0013 août 2018|